Makalah budget preparation

A. Definisi dan Peran Anggaran
Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasionalan rencana dalam bentuk pengkuatifikasian, biasanya dalam unit moneter, untuk kurun waktu tertentu. Hasil dari penyusunan anggaran adalah anggaran. Anggaran merupakan rencana yang diungkapkan secara kuantitatif dalam unit moneter untuk periode satu tahun.
Program atau strategic plan yang telah disetujui pada tahap sebelumnya, merupakan titik awal dalam mempersiapkan anggaran. Anggaran menunjukkan jabaran dari program dengan menggunakan informasi terkini. Dalam anggaran, program dihubungkan dengan pusat pertanggungjawaban, bukannya program secara individual yaitu anggaran menggambarkan biaya-biaya yang dikeluarkan oleh setiap manajer yang bertanggung jawab terhadap sebuah program atau bagian dari program.proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan suatu proses negosiasi antara manajer pusat pertanggungjawaban dan atasannya.
Hasil akhir proses negosiasi adalah persetujuan tentang perkiraan biaya yang akan terjadi selama satu tahun (untuk pusat biaya), atau anggaran laba atau ROI yang disyaratkan (untuk pusat laba atau pusat investasi).
Dengan demikian anggaran mempunyai dua peran penting didalam sebuah perusahaan. Di satu sisi anggaran berperan sebagai alat untuk perencanaan (planning) dan di satu sisi anggaran berperan sebagai alat untuk pengendalian (control) jangka pendek bagi suatu organisasi. Sebagai alat untuk mengendalikan kegiatan organisasi atau unit organisasi dengan cara membandingkan antara hasil sesungguhnya yang dicapai dengan rencana yang telah ditetapkan. Jika hasil sesungguhnya berbeda secara signifikan dari rencana, tindakan tertentu harus diambil untuk melakukan revisi yang perlu terhadap rencana.
B. Karakteristik Anggaran
Anggaran merupakan alat yang penting untuk perencanaan dan pengendalian jangka pendek bagi suatu organisasi. Anggaran operasi biasanya meliputi satu tahun dan menyatakan rencana pendapatan dan biaya untuk tahun tersebut.
Anggaran mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
• Anggaran mengestimasi tingkat laba potensial dari suatu unit usaha
• Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan, walaupun satuan keuangan tersebut dibantu dengan data non keuangan (misal jumlah unit yang dijual atau diproduksi).
• Anggaran umumnya meliputi periode satu tahun.
• Anggaran merupakan komitmen manajemen;yang berarti bahwa manajer mau menerima tanggung jawab untuk mencapai target yang dianggrkan.
• Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi dari penyusunan anggaran.
• Anggaran yang telah disetujui diubah hanya jika terjadi kondisi khusus.
• Secara periodik, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran kemudian selisihnya dianalisis dan dijelaskan.
Proses penyusunan anggaran itu sendiri berbeda dengan perencanaan strategi maupun forecasting (prakiraan).
1. Hubungan Anggaran Dengan Perencanaan Strategi
Perencanaan strategi seperti telah diuraikan pada bagian sebelumnya merupakan peroses memutuskan atas beberapa program yang akan dilaksanakan dalam rangka implementasi strategi perusahaan. Baik perencanaan strategi maupun penyusunan anggaran melibatkan perencanaan, tapi tipe kegiatan perencanaan itu sendiri berbeda satu sama lainnya. Proses penyusunan anggaran memfokuskan pada satu tahun sementara perencanaan strategi memfokuskan kegiatan untuk periode beberapa tahun. Perencanaan strategi mendahului penyusunan anggaran dimana nantinya merupakan kerangka acuan untuk penyusunan anggaran. Perbedaan medasar lainnya adalah rencana strategi terstruktur menurut pusat pertanggung jawaban. Perencanaan kembali suatu perogram perlu karena anggaran akan mempengaruhi prestasi manejer sebelum dilaksanakannya anggaran dan untuk menguji prestasi setelah terjadinya.
2. Perbandingan Anggaran Dengan Forecasting
Suatu anggaran berbeda dari forecasting. Anggaran merupakan rencana manajemen dengan asumsi implisit dan langkah-langkah yang akan dijalankan oleh manajer yang menyiapkan manajemen, sementara forecast merupakan prediksi atas apa yang akan terjadi, dimana forecaster-nya sendiri tidak akan merasakan akibatnya atas apa yang menjadi prakiraannya. Berbeda dengan anggaran, karakteristik dari frocast adalah :
• Frocast bisa tidak dinyatakan dalam bentuk uang.
• Bisa berlaku untuk beberapa periode.
• Forecaster-nya sendiri tidak bertanggung jawab terhadap hasil prakirannya.
• Prakiraan biasanya tidak perlu disetujui oleh atasan.
• Prakiraan akan selalu disesuaikan jika ada informasi baru yang mengubah kondisi.
• Selisih antara ramalan dan kenyataan tidak perlu dianalisis secara formal dan secara periodik.
C. Kegunaan Anggaran
Penyusunan anggaran mempunyai 4 sasaran pokok, yaitu anggaran berguna untuk:
• Memperjelas rencana strategi.
• Membantu kordinasi kegiatan beberapa bagian dari suatu organisasi.
• Melimpahkan tanggung jawab kepada manajer, untuk memberikan otorisasi jumlah yang di izinkan untuk dikeluarkan dan menginformasikan kinerja yang diharapkan.
• Memperoleh kesepakatan bahwa anggaran merupakan dasar penilaian kinerja manajer.
D. Isi Anggaran
1. Kategori Anggaran Operasional
Untuk perusahaan skala kecil apalagi tidak membagi kedalam unit-unit usaha, maka anggaran keseluruhan biasanya sangat ringkas. Tetapi untuk perusahaan yang besar, disamping berisi ringkasan anggaran secara umum juga disebutkan anggaran secara terinci dari masing-masing unit usaha, lalu penelitian dan pengembangan dan biaya administrasi umum. Isi anggaran tersebut adalah:
1) Anggaran Pendapatan
Anggaran pendapatan terdiri dari proyeksi jumlah unit penjualan dikalikan dengan harga jual yang diharapkan. Dari semua elemen anggaran laba, unsur pendapatan merupakan faktor penting dimana faktor ketidak pastian juga besar. Faktor ketidak pastian ini tentu saja berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Anggaran pendapatan juga didasarkan atas perkiraan beberapa keadaan dimana manajer tidak bertanggung jawab terhadapnya. Misalnya keadaan ekonomi. Juga pendapatan tergantung nantinya pada biaya iklan, pelayanan, mutu, kemampuan individu. Untuk keadaan ini seorang manajer unit usaha bisa mengontrolnya.
2) Anggaran Biaya Produksi dan Biaya Penjualan
Biasanya biaya bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung dihitung dari jumlah produk yang ada pada anggaran penjualan, namun perhitungan seperti ini tidak layak karena perincian biaya tersebut tergantung pada campuran produk yang sebenarnya yang akan diproduksi.untuk itu, biaya bahan baku dan tenaga kerja standar dari tingkat volume yang direncanakan dari standar campuran produk di tunjukan dalam anggaran. Manajer produksi dalam hal ini membuat perencanaan untuk memenuhi jumlah bahan baku dan tenaga kerja, dan menyiapkan anggaran tersebut untuk lead time yang cukup. Manajer tersebut juga harus membuat jadwal produksi untuk menjamin sumber daya yang dibutuhkan untuk memproduksi jumlah yang dianggarkan akan selalu tersedia.
3) Biaya Pemasaran
Biaya pemasaran adalah biaya yang terjadi untuk memperoleh penjualan. Jumlah yang dimasukkan dalam anggaran harus disetujui sebelum tahun anggaran dimulai. Biaya iklan harus disiapkan jauh sebelum diiklankan, begitu pula kontrak kerja dengan media harus ditetapkan terlebih dahulu. Biaya logistic biasanya dilaporkan terpisah dari biaya untuk mendapatkan order penjualan. Biaya yang dimaksud adalah biaya pesanan, biaya transport dari gudang ke pelanggan, biaya angkut gudang, dan biaya penagihan piutang. Secara konseptual, biaya tersebut cenderung menjadi biaya produksi dari pada biaya pemasaran, itulah sebabnya banyak dari biaya ini dikategorikan sebagai biaya teknik. Namun banyak juga perusahaan memasukkannya menjadi anggaran pemasaran, karena cenderung menjadi tanggung jawab bagian pemasaran.
4) Biaya Administrasi dan Umum
Biaya ini adalah biaya staf baik di kantor pusat maupun unit usaha. Semua biaya tersebut merupakan biaya kebijakan, walaupun beberapa bagian (seperti biaya pembukuan pada bagian akuntansi) merupakan biaya teknik.
5) Biaya Penelitian dan Pengembangan
Ada dua pendekatan untuk biaya ini. Pertama, focus biayanya pada jumlah keseluruhan saja. Pendekatan ini merupakan tingkat pengeluran saat ini, atau bisa juga biaya tersebut meningkat jika terjadi peningkatan penjualan dengan keyakinan bahwa perusahaan akan meningkatkan pengeluarannya, atau bisa juga biaya tersebut jika ada kesempatan untuk mengembangkan produk baru. Kedua adalah memenuhi total biayanya dengan mengumpulkan rencana pengeluaran untuk masing-masing proyek yang disetujui ditambah cadangan untuk pekerjaan lain yang belum teridentifikasi saat ini.
6) Pajak penghasilan
Walaupun anggaran biasanya didasarkan pada laba setelah pajak, beberapa perusahaan tidak memasukkan unsure pajak penghasilan karena kebijakan pajak penghasilan merupakan kantor pusat.
E. Anggaran Lainnya
Anggaran yang komplit juga berisi anggaran modal, anggaran neraca, dan anggaran aliran kas. Adapun pernyataan yang bersifat non keuangan.
1. Anggaran Modal
Anggaran modal menyebutkan proyek modal yang disetujui, ditambah lump sum untuk proyek kecil yang tidak memerlukan persetujuan atasan. Biasanya ditetapkan oleh orang yang berada dan terpisah dari anggaran operasional.
2. Anggaran Neraca
Anggaran neraca menujukkan pengaruh terhadap neraca atas keputusan yang dimasukkan dalam anggaran operasional dan anggaran modal. Walaupun tidak semua unsure neraca merupakan alat control tapi sebagian bisa digunakan misalnya persediaan, piutang atau hutang dagang dimana biaya ini bisa dipengaruhi oleh biaya operasional.
3. Anggaran Aliran Kas
Anggaran kas menujukkan jumlah kas yang dibutuhkan selama tahun bersangkutan. Biaya tersebut bisa diperoleh dari laba yang ditahan, bisa dari pinjaman pihak luar, sehingga anggaran ini penting untuk perencanaan keuangan.
4. Management By Objectives
Tujuan keuangan dimana manajer bertanggung jawab untuk mencapai pada satu tahun anggaran diperoleh dari empat tipe anggaran diatas. Secara implicit dalam jurnal anggaran yang disusun juga memuat tujuan khusus: membuka kantor penjualan yang baru, memperkenalkan satu lini produk yang baru, pelatihan pegawai, pemasangan jaringan computer yang baru, dan lain-lain. Beberapa perusahaan memuat rencana ini secara eksplisit. Proses pengerjaan seperti ini disebut Management by Objectives.


F. Proses Penyusunan Anggaran
1. Organisasi
Dalam organisasi terdapat :
1) Departemen Anggaran. Informasi system pengendalian terhadap anggaran biasanya dijalankan oleh bagian anggaran yang melaporkannya ke controller kantor pusat.
Fungsinya adalah:
• Menerbitkan prosedur dan formulir penyusunan anggaran.
• Mengkoordinasi dan menerbitkan setiap tahun asumsi perusahaan secara umum yang menjadi dasar penyusunan anggaran (misalnya keadaan ekonomi).
• Menjamin informasi tersebut lengkap dan dikomunikasikan antara bagian organisasi.
• Menyediakan pembantu untuk menyusun anggaran.
• Menganalisis anggaran yang diusulkan dan member rekomendasi, selain kepada yang membuat anggaran juga ke pimpinan puncak.
• Menganalisis laporan prestasi dibandingkan dengan anggaran, menginterprestasi hasil dan menyiapkan laporan kesimpulan untuk manajer puncak.
• Membuat administrasi proses revisi anggaran yang diusulkan.
• Mengkoordinasi pekerjaan departemen anggaran dengan bagian yang lebih rendah.
2) Komite anggaran. Komite ini terdiri dari anggota manajer puncak seperti CEO, kepala operasional, dan kepala keuangan. Komite ini me-review dan menyetujui ataupun menyesuaikan anggaran tersebut.
Langkah-langkah dalam penyusunan anggaran adalah sebagai berikut :
(1) Menerbitkan Pedoman
Langkah pertama dalam proses penyusunan anggaran adalah mengembangkan pedoman yang memerintahkan untuk menyusun anggaran ke semua manajer tanpa terkecuali. Pedoman ini secara implicit menyebutkan rencana strateginya, dimodifikasikan sesuai perkembangan yang terjadi sejak disetujui, khususnya prestasi perusahaan hingga saat itu. Pedoman ini dibuat oleh staf anggaran dan disetujui oleh manajer puncak. Untuk beberapa hal pedoman ini didiskusikan dengan bawahan sebelum disetujui.
(2) Proposal anggaran permulaan
Berdasarkan pedoman, manajer pusat pertanggung jawaban dengan dibantu staf mereka membuat anggaran yang diminta. Karena tahun anggaran dimulai dengan fasilitas, personil, dan sumber daya yang sama pada saat tersebut, anggaran dibuat berdasarkan kondisi yang ada dengan perubahan dimana perlu. Perubahan bisa berbentuk:
- Perubahan Karena Kekuatan Eksternal, termasuk didalamnya:
• Perubahan tingkat perkembangan ekonomi yang berpengaruh terhadap penjualan.
• Peruabahan yang diharapkan tentang harga bahan baku dan jasa yang dibeli.
• Perubahan upah tenaga kerja.
• Perubahan pada biaya kegiatan kebijakan (pemasaran, litbang, dan administrasi).
• Perubahan harga jual.
- Perubahan Karena Kebijakan dan Praktik Internal. Termasuk di dalamnya adalah:
• Perubahan biaya produksi
• Perubahan biaya kebijakan
• Perubahan dalam hal pangsa pasar dan bauran produk
(3) Negosiasi
Bagian yang menyusun anggaran mendiskusikan anggaran yang diusulkan dengan atasannya. Inilah inti dari proses penyusunan anggaran. Atasan berupaya mempertimbangkan validitas masing-masing penyesuaian.
SLACK. Banyak bagian yang menyusun anggaran cenderung menurunkan tingkat penjualan dan menaikkan biaya dari perkiraan penjualan dan biaya yang seharusnya dicapai, sehingga anggaran yang dihasilkan lebih mudah dicapai. Perbedaan seperti inilah yang disebut slack. Usaha untuk mengawasi kegiatan seperti ini biasanya cukup sulit tapi usaha yang dapat dilakukan dengan penentuan bonus secara proposional untuk manajer yang bisa berprestasi melebihi anggarannya.
(4) Review dan Persetujuan
Persetujuan akhir direkomendasikan oleh panitia anggaran untuk CEO. CEO kemudian menyerahkan anggaran yang disetujui ke dewan direktur untuk disyahkan.
(5) Revisi Anggaran
Satu pertimbangan penting dalam administrasi anggaran adalah prosedur revisi anggaran yang telah disetujui.
Ada dua macam prosedur revisi, yakni:
1. Prosedur yang memungkinkan mengubah anggaran secara sistematis (misalnya secara kuartalan).
2. Prosedur untuk keadaan khusus.
G. Aspek Perilaku Dalam Penyusunan Anggaran
1. Partisipasi Dalam Proses Penyusunan Anggaran
Proses penyusunan anggaran bisa dari atas ke bawah bisa juga sebaliknya. Dari atas ke bawah, pimpinan puncak membuat anggaran untuk bagian yang dibawahnya, sedangkan bawah ke atas, bawahan berpartisipasi dalam penyusunan anggaran.
Dengan cara dari atas ke bawah, memang lebih sedikit pekerjaan, tapi komitmen dari bawahan akan berkurang. Dari bawah ke atas akan menghasilkan komitmen untuk mencapai target yang ditetapkan kepada bawahan. Sebenarnya proses penyusunan anggaran yang efektif tergantung dari dua pendekatan tersebut diatas. Bagian anggaran menyiapkan draf anggaran, disebut dari bawah ke atas. Namun anggaran yang dibuat sesuai dengan pedoman yang ditetapkan oleh atasan.
Penelitian menunjukkan perisipasi bawahan dalam penyusunan anggaran lebih menghasilkan efek positif, yaitu:
• Ada semacam kemauan menerima yang lebih besar terhadap target yang telah ditetapkan juka melibatkan bawahan
• Efektivitas dalam perubahan informasi. Anggaran yang disetujui diperoleh dari orang yang benar-benar menguasai permasalahan dan mempunyai pemahaman yang lebih terhadap pekerjaannya melalui interaksi dengan atasan selama proses penyusunan anggaran.


2. Tingkat Kesulitan Pencapaian Target Dalam Anggaran
Idealnya suatu anggaran adalah menantang tapi bisa dicapai. Beberapa alasan kenapa anggaran harus bisa dicapai adalah:
• Jika target yang ditetapkan terlalu tinggi, manajer hanya termotivasi untuk mengambil tindakan jangka pendek saja.
• Target yang bisa dicapai mengurangi motivasi manajer memanipulasi data.
• Dengan target yang bisa dicapai akan menjamin keakuratan nformasi target pada pihak luar
• Anggaran yang sulit dicapai akan berimplikasi pada target penjualan yang terlalu optimistic. Hal ini akan berakibat terlalu menekan pada kegiatan penjualan.
3. Keterlibatan Manajemen Puncak
Keterlibatan manajer puncak diperlukan untuk memotivasi bawahan. Tanpa partisipasi review dan persetujuan anggaran akan menyebabkan bawahan bermain-main dengan taerget yang akan ditetapkan. Disamping itu manajer puncak harus mengikuti terus hasil dari anggaran tersebut. Jika tidak ada umpan balik dari manajer puncak maka system anggrana yang ditetapkan tidak akan memotivasi bawahan secara efektif.
4. Departemen Anggaran
Departemen anggaran harus menganalisis anggaran secara detail, dan memastikan anggaran tersebut disusun secara sempurna dan informasinya harus akurat. Untuk menjalankan fungsinya secara efektif, anggota dari departemen anggaran haruslah memiliki reputasi jujur dan tidak memihak.
5. Teknik Kuantitatif
Ada beberapa teknik kuantitatif dalam penyususnan anggaran, yakni:
1. Simulasi
Simulasi merupakan meode yang membuat suatu model sesuai kondisi sebenarnya, dan mengubah model tersebut untuk menggambarkan beberapa kesimpilan dari kondisi sebenarnya tersebut. Persiapan dan review anggaran merupakan proses simulasi. Jika program computer digunakan, maka manajer puncak bisa mencari pengaruh atas perubahan yang dilakukan.
2. Estimasi probabilitas
Setiap jumlah dari anggaran merupakan satu estimasi titik. Misalnya estimasi penjualan dikatakan dengan jumlah tertentu dari masing-masing jenis produk yang dijual. Estimasi titik ini perlu untuk pengawasan. Setelah anggaran disetujui, bisa saja menggunakan computer untuk mensubstitusi distribusi yang memungkinkan untuk masing-masing estimasi poin utama. Model ini kemudian dijalankan beberapa kali dan distribusi kemungkinan dari laba yang diharapkan dikalkulasi dan digunakan untuk tujuan perencanaan. Cara ini disebut Proses Monte Carlo.
3. Anggaran tak terduga
Beberapa perusahaan secara rutin menyusun anggaran tak terduga jika terjadi penurunan tingkat penjualan secara signifikan dari yang diharapkan sebelumnya. Misalnya anggaran yang tak terduga menentukan tindakan yang diambil berdasarkan penurunan 20% dari estimasi penjualan. Jika volume penjualan turun 20% maka manajer unit usaha bisa menentukan untuknya sendiri, sesuai anggaran tak terduga, tindakan yang harus diambil.